Kassensysteme

Neue Vorgaben

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Veraltete Kassen müssen ausgetauscht werden, damit sie den neuesten Vorgaben der Finanz-behörden entsprechen. Am 1. Januar 2017 wird es endgültig ernst.

Das Bundesfinanzministerium liebt Kürzel. Die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) werden von den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) abgelöst. Das GoBD-Ziel: Der kreative Umgang mit elektronischen Buchungsdaten soll keine Chance mehr haben. Immerhin schätzen die Länder-Finanzminister die jährlichen Steuerausfälle durch Schummel-Software auf mindestens zehn Milliarden Euro.

Laut GoBD dürfen Einzelbons nicht gelöscht werden, selbst wenn ein Tagesendsummen-Bon vorliegt; das Aufbewahren von Bons auf Papier genügt nicht mehr. Die konkreten Zeiträume und Orte eines Kasseneinsatzes sollten protokolliert werden. Dem GoBD zufolge müssen die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen in einem unveränderbaren und elektronisch auswertbaren Datenformat zusammengefasst werden – „auswertbar“ mit Hilfe einer direkten Schnittstelle zur IDEA-Software der Steuerprüfer. Mit dieser Software können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzverwaltung die Buchführung eines Betriebes unmittelbar auf Herz und Nieren prüfen. Wie plausibel die Unternehmensdaten sind, wird vor Ort analysiert. Und das scheint den Prüfern Freude zu bereiten: Zumindest steigt die Zahl der Prüfungen seit Ende 2011 auffällig. Rebekka Schink, Referentin Recht und Steuern bei der Industrie- und Handelskammer Würzburg, sagt über die Konsequenzen aus den GoBD: „Steuerpflichtige, die Registrierkassen führen, müssen nun überprüfen, ob das von ihnen eingesetzte Gerät den erhöhten Anforderungen genügt. Ist das nicht oder nicht vollständig der Fall, wird es zunächst nicht beanstandet, wenn das Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 weiterhin im Betrieb genutzt wird.“

Das neue Zeitalter der Kassenführung beginnt also am 1. Januar 2017. Der Austausch veralteter Kassen sollte also dringend in Angriff genommen werden, appelliert die Expertin – sofern ein Update seitens des Kassenherstellers nicht genügen sollte. Bei Neuanschaffungen steht die Frage im Raum, ob das künftige Kassensystem den GoBD-Anforderungen entspricht oder in ihrem Sinne nachgerüstet werden muss. Steuerlich von Bedeutung sind Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Diese müssen im Detail aufgezeichnet und für mindestens zehn Jahre archiviert werden. Bereits nach sechs Jahren dürfen Geschäftsbriefe und Antworten der abgesandten Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen im Schredder landen.

Übrigens erkennt die Finanzverwaltung mittlerweile auch elektronische Kontoauszüge als Buchungsbelege an. Dabei gelten die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aufbewahrung als erfüllt, wenn das Kreditinstitut innerhalb der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist eine Zweitschrift der Kontoauszüge herauslassen kann. Der Kontoinhaber kann sich von seiner Bank eine schriftliche Bestätigung dafür beschaffen, dass sie das bei Bedarf erledigen würde.