Personalplanung

Fit für die Zukunft

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Fachkräftemangel und steigender Kostendruck lassen die Personalplanung für Küchenleiter oft zum Kraftakt werden.

Was war das mal wieder für eine Hektik gestern. Das Küchenteam stand mächtig unter Dampf, damit für die Firmenfeier mit 350 Gästen alles wie geschmiert läuft. Es hat geklappt. Aber jetzt fehlt der Souschef wegen Grippe, die Küchenhilfe fällt ebenfalls aus. Ähnliche Situationen hat wohl (fast) jeder Küchenchef schon erlebt. Eine vorausschauende Personalplanung kann Druck aus dem Kessel nehmen. Das kennt auch Roman Wirth, Küchenleiter der anthroposophisch ausgerichteten Filderklinik in Filderstadt, die rund 12.000 stationäre Patienten im Jahr aufnimmt und insgesamt 620 Mitarbeiter beschäftigt. Die Einhaltung der Budgets stehe heute viel stärker im Zentrum als früher, gerade im Gesundheitswesen sei der Kostendruck hoch, weiß Wirth.

Den Personalplan für das Gesamtjahr erstellt der Küchenleiter für sein Team von 20 Mitarbeitern immer in den letzten sechs Wochen des alten Jahres, weil Urlaubswünsche der Mitarbeiter bis Mitte November angemeldet werden müssen. Neben den Abwesenheiten ist hier für Wirth die wichtigste Frage, wen er wo einsetzen kann, denn nicht alle Mitarbeiter können jeden Posten besetzen. Im ersten Schritt entsteht auf diese Weise eine Grobplanung, Wochenpläne erstellt der Küchenleiter unterjährig fortlaufend mit einem Vorlauf von drei Wochen. Dabei helfen ihm ein EDV-Programm und interne Schulungen. Ohne entsprechende Aus- oder Fortbildung ließe sich die Schichtplanung für ein Team seiner Größenordnung nicht bewältigen, ist Wirth überzeugt. „Das geht vielleicht in einem kleinen Hotel, wo fünf oder sechs Leute in der Küche sind, aber bei 20 und mehr Beschäftigten sicher nicht.“

Wenn es mal kurzfristige Ausfälle gibt, greift der Küchenleiter der Filderklinik vor allem auf Convenience-Produkte zurück. „Aber das ist dann teurer und ich muss auf mein Warenbudget achten“, so Wirth. „Außerdem braucht das einige Tage Vorlauf. Ich kann nicht meinen Händler morgens anrufen und für mittags panierte Schnitzel bestellen.“ Je nachdem, wer wie lange ausfällt, können die anstehenden Arbeiten eventuell auch mit einem verkleinerten Team erledigt werden oder Wirth versucht, einen Mitarbeiter, der eigentlich frei hat, einzusetzen. In seiner fast 30 Jahre dauernde Karriere haben sich nicht nur die gesetzlichen Vorgaben verändert, sondern auch die Arbeitsbedingungen: „Mitarbeiter müssen heute flexibler sein als früher“, findet Wirth, „andererseits wollen sie besser planen können, wollen wissen, wann sie arbeiten.“ Auch er als Küchenleiter muss deshalb flexibler sein, damit er auf die Wünsche der Mitarbeiter so weit wie möglich eingehen kann. Denn der Dienstplan hat großen Einfluss auf das Arbeitsklima. Ist das Klima gut, dann sind die Mitarbeiter auch eher mal bereit, Überstunden zu machen oder bei einer Erkrankung einzuspringen.