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Für einen Gastronomen gehört das zu den besten Momenten: Die Gäste hatten ein schönes Erlebnis, sind zufrieden und lassen die Kasse ordentlich klingeln. Das gilt selbst dann, wenn die gar keine Töne mehr von sich gibt, weil der moderne Gastronom längst mit funkbasiertem Ordersystem arbeitet und seine Gäste mit EC- oder Kreditkarte zahlen. Aber die Kasse ist nicht nur eine reine Freude, denn hinter harmlos klingenden Begriffen wie „elektronische Registrierkasse“ und „GoBD“ lauern steuerliche Fallstricke für den Gastronomen. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und regeln die elektronische Umsetzung einer ordnungsgemäßen Buchführung. Verkürzt wird darunter häufig die Pflicht zur Führung einer elektronischen Kasse verstanden, die in Deutschland per Gesetz allerdings gar nicht existiert. Noch immer sind Gastronomen berechtigt, mit einer „offenen Ladenkasse“ zu arbeiten, wenn sie wollen auch in Form eines Schuhkartons.
Steuerberater Arno Böttcher aus Hamburg hinterfragt allerdings, wie sich Bar-Kassen „mit dem Einzelbuchungsgrundsatz der Transaktionen in einem Gastronomiebetrieb“ in Einklang bringen lassen sollen. Denn auch eine offene Kasse muss ja korrekt geführt werden. Das Finanzamt verlangt, dass sich jederzeit ein Überblick über die Unternehmenslage erstellen lässt. Gastronomen sollten also für einen täglichen Kassenbericht abends den Barbestand inklusive Kleinmünzen zählen und ebenso den Wareneingang fortlaufend verbuchen. Ein reichlich mühsames Geschäft selbst dann, wenn wegen der Frage der Zumutbarkeit beim Verkauf größerer Warenmengen von geringem Wert an viele Kunden (Massengeschäft) nicht jeder Einzelverkauf festgehalten werden muss. Für Böttcher stellt sich damit die Frage, ob hierzulande letztlich „also doch eine faktische Systemkassenverpflichtung, wie z.B. in Österreich“, besteht.

Steuerrisiko Kassenprüfung
Der Wiesbadener Steuerberater Dr. Wilfried Hackmann warnt, dass „Bargeschäfte besonders im Fokus des Finanzamtes stehen“, die Kasse ist der einzige Nachweis für sie. Deshalb deuten für Prüfer Mängel bei der Kassenführung „auf verdeckte Mehreinnahmen hin und können nicht nur zu Geldbußen, sondern auch zu Steuernachzahlungen führen“. Seit Jahresbeginn hat das Finanzamt mit dem Recht auf Kassen-Nachschau die Möglichkeit, zu den üblichen Geschäftszeiten unangekündigt und verdeckt die Kasse zu prüfen. Finanzbeamte können also erst im Restaurant beobachten, wie Einnahmen verbucht werden, dann im Verdachtsfall eine Kassenprüfung vornehmen und beim Feststellen von Unregelmäßigkeiten sogar direkt zur kompletten Betriebsprüfung übergehen, die meist drei Jahre zurückreicht. Hackmann verweist auf Richtsatzsammlungen, aus denen Durchschnittswerte für den Kalkulationsaufschlag auf den Wareneinsatz hervorgehen. Dieser „Rohgewinnaufschlagsatz“ sei Prüfungsschwerpunkt der Betriebsprüfer gerade bei kleineren gastronomischen Betrieben, denen deshalb angeraten ist, sich innerhalb der Richtsätze zu bewegen. Gleiches gilt für die Sachentnahmen von Lebensmitteln aus dem Betrieb zum privaten Eigenverbrauch. Hier gibt es nach Art des gastronomischen Betriebes unterteilte Pauschalen.
Chance elektronische Kassenführung
Die elektronische Kassenführung bietet jedoch auch steuerliche Chancen. Denn wenn täglich detaillierte Daten zu Ein- und Ausgaben erstellt werden, ist damit zugleich das nötige Material für eine vorausschauende Steuerplanung vorhanden. Für Gerhard Müller, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Prokurist bei Dr. Dienst und Partner GmbH in Koblenz, zählt sie zu den wichtigsten Punkten, die Gastronomen im Steuerbereich beachten sollten. Dann lassen sich „bei Bedarf Steuerrücklagen bilden beziehungsweise Vorauszahlungen anpassen“; erklärt der Fachmann. Außerdem erlaubt sie die begleitende Beratung zur „Ausnutzung von günstigen steuerlichen Gestaltungen.“ Für Müller zählt zu den häufigsten Fehlern, die Gastronomen machen, die „mangelhafte Kenntnis und Beherrschung der elektronischen Registrierkasse“.
Die auf Hotellerie und Gastronomie spezialisierte Steuerberatung ETL Adhoga weist darüber hinaus auf Vorteile für die Unternehmensführung hin. Mit modernen Kassensystemen lassen sich die Umsätze beispielsweise im tageszeitlichen Verlauf darstellen, um Stoßzeiten genauer zu erkennen und das Personal entsprechend zu planen. Auswertungen zeigen etwa besonders gut und schlecht laufende Artikel und Veränderungen in der Nachfrage. So kann das Speisenangebot besser an Kundenwünsche angepasst werden. Auch die Leistungen des Personals lassen sich mit Kassensystemen optimieren, beispielsweise indem Mitarbeiter mit niedrigen Umsätzen erkannt und dann geschult werden. Die Trennung der Umsätze nach den verschiedenen Umsatzsteuersätzen geht problemlos und auch den Betrug durch Mitarbeiter können sie erschweren.

Teure Fehler bei der Dokumentation
Die korrekte Unterscheidung zwischen Umsätzen zu 7 und zu 19 Prozent ist für André Troitzsch, Steuerberater der ETL-Niederlassung München, neben der Kassen-Nachschau derzeit eines der Top-Themen. „Die Trennung ist sehr schwierig, etwa beim Catering – als reine Lieferung von fertigen Speisen zum niedrigen Steuersatz. Wenn aber Mitarbeiter vor Ort zubereiten und ausgeben, als Dienstleistung zum regulären Satz.“ Neben Fehlern in den Kassenbuchaufzeichnungen nennt Steuerberater Böttcher andere Aufzeichnungspflichten „wie etwa das Speichern und Vorhalten von Speisekarten und deren Veränderungen im Prüfungszeitraum sowie Kassenprogrammierungen“, die von Gastronomen häufig nicht beachtet werden. Müller weist darauf hin, dass häufig auch bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen Fehler gemacht werden, beispielsweise bei der Abrechnung von Spesen. Und nicht nur der regelmäßige Kassensturz, sondern auch die Inventur von Vorräten zum Jahresende werde oft vergessen.
Auch Troitzsch hat als besonders wichtigen Rat für Gastronomen: Alles penibel dokumentieren, vor allem die Besonderheiten. Als Beispiel nennt er Gratisgetränke, die Entsorgung von abgelaufenen Lebensmitteln oder den Anteil von Mittags- und Abendgeschäft. „Das gleiche Gericht ist abends oft bis zu 40 Prozent teurer als mittags, ohne genaue Dokumentation wird das Finanzamt einen hohen Anteil von Abendessen schätzen“, so Troitzsch. Das könne dann schnell auch erheblich mehr Steuern kosten, ebenso wie beispielsweise wegen eines Kühlschrankdefekts weggeworfene Lebensmittel: Aus einem Einkaufswert von 500 Euro errechne das Finanzamt schnell ein paar tausend Euro Umsatz, für die dann möglicherweise Steuern nachzuzahlen sind.

Foto: Shutterstock

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7. Januar 2016
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